À cause de la crise sanitaire liée au Covid-19, les déplacements ont été restreints. Cette situation a révélé l’importance de la signature électronique qui permet d’attester l’authenticité d’un document bien qu’il ne soit pas physique. Elle est très utilisée par de nombreuses personnes en raison des avantages qu’elle présente.
Mais quelle est donc l’importance de la signature électronique pour les entreprises ? Quels en sont les avantages ? A quoi leur sert-elle ? Nous vous invitons à en savoir davantage dans cet article.
Sommaire
Utiliser la signature électronique pour faire des économies
Grâce à la signature électronique comme vous pouvez le voir sur e-signproof.com, les entreprises réduisent les frais d’achats d’encre et de papier. Cette solution leur évite de devoir payer des frais d’impression des documents et les frais de déplacement pour les dépôts physiques. Par ailleurs, si les employés disposent de moins de travaux épuisants, ils seront plus à même d’être plus performants pour le bien de l’entreprise.
Suivre l’avancée des documents au sein de l’administration de l’entreprise
S’il s’agit par exemple d’une pétition ou d’un document nécessitant de multiples signatures, la signature électronique peut jouer un important rôle. Elle permet de voir qui a apposé sa signature et si possible de relancer les autres signataires. Il n’est plus utile de déambuler dans tous les sens pour obtenir les signatures.
Amélioration importante des conditions de vie et de travail des salariés, mais aussi des clients
Les salariés et les clients seront en mesure de réaliser diverses démarches administratives avec moins de gênes. Les files d’attente sont par exemple exclues. La signature électronique fera donc gagner énormément de temps. Elle permet aussi de rendre plus simples les transferts de documents.
Il suffit d’apposer sa signature électronique sur la version numérique du document. La gestion des piles de papier et des documents administratifs à signer devient bien plus facile. Les employés de l’entreprise gagneront suffisamment de temps pour s’occuper des tâches plus importantes.
L’efficacité de la signature électronique
Les documents ayant une signature électronique peuvent être tracés malgré la dématérialisation. De plus, il existe sur internet des sites ou applications de sauvegarde de données non matérielles. Cela permet essentiellement de :
- conserver avec plus de sécurité les documents ;
- effectuer une recherche et retrouver plus facilement les documents classés sans gêne ;
- sécuriser les plateformes en ligne et les codes d’accès, etc.
Les documents avec une signature électronique sont reconnus par la loi
La signature électronique est reconnue comme valide pour tout document. Il vous suffit de respecter les normes et règles en vigueur imposées par l’État. Par ailleurs, les documents sur lesquels elle sera apposée seront plus valides que s’ils étaient manuscrits. Ceci est dû au fait que cette signature offre l’identité du signataire et rend authentique le document.
En définitive, retenez simplement que la mise en place de la signature électronique ne doit plus être une option. Elle va favoriser l’optimisation de votre rentabilité sans vous nuire. Elle présente aussi bien des avantages pour l’entreprise que pour ses employés et les clients.
